长策远图 公听并观——长策基金会
为规范基金会档案管理工作，参考《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等，制定本制度。严格按照相关政策法规、业务主管单位和登记管理机关的工作要求做好档案管理工作
北京长策经济研究基金会
档案管理制度
第一条 北京长策经济研究基金会（以下简称“基金会”）为北京市民政局依法认定的慈善组织，非公募基金会，未成立任何专项基金，无任何慈善信托，无任何分支机构与代表机构。业务主管单位为北京市社会科学界联合会，登记管理机关为北京市民政局。基金会档案管理工作在理事会的领导下开展，接受业务主管单位和登记管理机关的管理和监督。
第二条 为规范基金会档案管理工作，参考《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等，制定本制度。严格按照相关政策法规、业务主管单位和登记管理机关的工作要求做好档案管理工作。
第三条 本制度所称档案，是指基金会运营管理活动中直接形成的各种书面资料、图片、音像、电子数据等形式的历史记录。根据形式分为纸质档案（纸质文件、报表、合同等）、电子档案（电子文档、邮件、数据库记录、照片、录音、录像等）和实物档案（证书、聘书、纪念品等）三类，根据内容分为人事档案（劳动合同、理事监事资料等）、会计档案（捐赠收据、记账凭证、会计报告、审计报告等）、项目档案（项目文件、合同协议、项目成果等）和管理档案（申请成立的文件、日常管理活动中形成的会议资料、工作计划、总结、执行记录、年审相关的年度工作报告、理事会纪要与决议、换届材料、业务主管单位和登记管理机关下发的各类通知文件等）四类。
第四条 基金会档案管理工作的原则，兼顾严谨规范与便利工作，与正常工作流程结合，不影响工作效率的持续提高，避免形式主义。
第五条 基金会档案由专门的档案管理人员统筹负责，各部门指定具体人员配合。档案管理人员负责档案的接收、统计、整理、分类、保管、使用、借阅等。档案管理人员在工作交接时，应根据实际情况填写档案交接单。在档案数量达到一定程度后，及时建立档案管理目录、档案借阅登记表、档案销毁记录表等。
第六条 秘书处和项目负责人，应及时清点工作中形成的相关文件，定期盘查归档。所有纸质档案在基金会办公室设立专门区域保存，原则上应分门别类、便于查找，为方便管理和使用，应不定期进行整理更新。电子档案应以可靠的方式保存，并作备份，基金会应提供相应的经费购买硬盘、U盘、服务器等设备。
第七条 基金会各部门因为工作需要，在借阅和使用档案时，应向档案管理人员申请，经部门负责人、秘书长或理事长批准后方可借阅，并填写档案借阅登记表。
第八条 档案管理人员及经办人员应对档案保管及保密性负责，不得擅自透露档案内容。
第九条 档案保管期限应按照法定期限保管，没有明确法定期限的应长期保存，附件的档案保管期限表为参考期限。
第十条 需要用新版本替代已经废弃的旧版本的，档案管理人员在检查核对新旧版本的差异性后，及时替换。涉及档案变更需要销毁旧文件的，以及档案保管期限届满需要销毁档案的，由档案管理人员报秘书长或理事长批准同意后方可销毁。档案销毁由档案管理人员负责，并制定档案销毁记录表，由档案管理人员签字确认，同时保留档案销毁过程中的所有记录、清单、照片、文件等资料。
第十一条 北京长策经济研究基金会拥有对本制度的最终解释权，并有权对本制度进行修订。
第十二条 本制度的内容如与相关法规，业务主管单位和登记管理机关发布的文件（包括制度、通知和工作要求）有冲突的，以相关法规以及业务主管单位和登记管理机关发布的文件为准。
第十三条 本制度经北京长策经济研究基金会第四届理事会第八次会议审议通过，自2026年1月1日之日起生效。
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